La bête noire des grossistes ? La mise en place d’un ERP !
Et c’est compréhensible : la bonne gestion du projet est cruciale car elle peut impacter directement le développement de votre entreprise.

En échangeant avec nos clients, nous avons repéré 5 erreurs qui sont régulièrement commises au moment du choix. Nous avons donc choisi de les partager ici.

Qui sait ? Peut-être que cet article vous empêchera de commettre une bévue.

Erreur n°1 : S’abstenir de construire un cahier des charges

Lorsque vous avez décidé de vous munir ou de changer d’ERP vous avez probablement imaginé qu’il suffisait de quelques démos avec des fournisseurs de solution et qu’en quelques jours, ce serait plié !

Or, ce choix peut profondément impacter votre entreprise. Si l’outil n’est pas adapté à votre structure, la mise en place peut prendre beaucoup de temps que prévu, générer des bugs dans les process, dissuader les collaborateurs de l’utiliser.

Cette décision ne doit donc pas uniquement être celle des dirigeants, mais également celle des équipes opérationnelles, pour :

• ne manquer aucun besoin et n’oublier aucune fonctionnalité essentielle.
• inclure au plus tôt les collaborateurs dans le processus dans une logique de change management pour maximiser le taux d’adoption de l’ERP.

Commencez par rassembler toutes les équipes concernées et définissez ensemble les objectifs et ce qui manque aujourd’hui pour les atteindre. Il s’agit du socle de votre cahier des charges.

Essayez aussi de rationaliser votre choix. Nous avons souvent tendance à nous fier à la relation avec le commercial, à la notoriété d’un outil ou à l’effet wahou procuré lors d’une démo. Erreur !

Vous pouvez par exemple utiliser la méthode du scoring que nous avons développée dans un article pour choisir sa solution de prise de commande et comparer :

• les fonctionnalités de l’ERP
• son ergonomie
• les outils avec lesquels ils s’intègrent
• la maintenance
• l’accompagnement : support, formation…

Erreur n°2 : Chercher le mouton à 5 pattes

Lorsque l’on rédige un cahier des charges, on imagine généralement l’ERP de ses rêves et on prépare une liste de critères plus longue que le bras. Il est pourtant essentiel de différencier l’indispensable de l’agréable.

Il faut parfois accepter de choisir un ERP qui couvre moins de problématiques, mais qui répond parfaitement à vos besoins prioritaires, quitte à faire appel à des outils connectables pour élargir les possibilités.

Pensez toujours à remettre les résultats d’autres organisations dans leur contexte. Si une entreprise a choisi le fournisseur X et se targue de performances alléchantes, posez-vous les questions suivantes :

• Cette entreprise fait-elle le même métier que le vôtre ?
• Quelle est sa taille ?
• Comment est-elle organisée ?

Vous l’avez compris, il est préférable de choisir un ERP adapté à votre métier et à votre taille de structure. Pour cela, vous pouvez tout à fait demander au fournisseur des références clients similaires à votre entreprise, l’idéal étant d’échanger avec eux pour comprendre le contexte d’implantation de leur progiciel de gestion commerciale.

Petite astuce : si le fournisseur semble être implanté depuis un moment sur le marché, contactez les entreprises qui ont répondu aux cas clients il y a quelques années pour valider la pérennité de l’outil dans le temps.

Erreur n°3 : Opter pour un ERP fermé ou qui ne s’intègre pas avec les solutions de prise de commande

Aujourd’hui, le digital transforme le quotidien des grossistes. Le maître-mot ? La mobilité ! Déplacements des commerciaux, télétravail, usage du smartphone, exigent des solutions accessibles partout.

Ici, on pense naturellement à l’outil de prise de commande, premier pas dans cette transition vers le digital, qui touche à la productivité des équipes de vente, à l’expérience client et à la rentabilité de l’entreprise.

En tant que grossiste, vous allez donc probablement vous munir de ce type de solutions pour amorcer votre digitalisation. Mais attention, les ERP sont les spécialistes de la gestion de votre structure, pas de la prise de commande. Vous ne demanderiez pas à un boucher de lever les filets d’un poisson ? Ici, c’est la même chose.

Pour reprendre l’exemple de la prise de commande en ligne, préférez plutôt une solution digitale dédiée qui s’intègre avec la majorité des progiciels de gestion. On vous explique pourquoi dans cet article sur la digitalisation des commandes.

Identifiez donc d’autres solutions complémentaires et vérifiez qu’elles s’intègrent facilement avec le logiciel que vous avez choisi. 

À titre d’exemple, retrouvez ici la liste des ERP avec lesquels s’intègrent Goot.

Erreur n°4 : Sous-estimer le temps de mise en place

Il faut être vigilant à ne pas mettre la charrue avant les bœufs et à bien préparer le terrain. C’est ce qu’on appelle le change management – ou le management du changement pour les moins anglophones d’entre nous.

Pensez à solliciter vos équipes, elles connaissent probablement mieux leur métier que vous ! Créez un groupe d’utilisateurs pilotes qui regroupent tous les métiers concernés par l’ERP :

• Commencez par lister les changements que la mise en place de l’ERP va impliquer dans le quotidien des équipes, dans les process… 
• Invitez-les à assister à une démo métier en amont du choix.
• Vérifiez les connexions des ERP avec tous les systèmes d’information déjà mis en place dans votre entreprise.
• Structurez un plan de lancement en y intégrant l’annonce et la formation des équipes.
• Ajoutez l’utilisation de l’ERP dans les objectifs des équipes

Erreur n°5 : Demander trop de développements spécifiques

Dans vos rêves les plus fous, l’ERP serait construit sur mesure pour votre entreprise. Dans la réalité, le coût et le temps passé pourraient bien être prohibitifs. Mieux vaut donc jouer la carte de la simplicité.

Car oui, trop de personnalisation tue la personnalisation. Pour développer l’ERP, le fournisseur se concentre sur la plateforme commune à tous ses clients. Certaines mises à jour ne sont pas accessibles aux versions personnalisées ou demandent un coût excessif de maintenance.

Vous risqueriez d’être bridé dans le temps.

La meilleure solution reste de choisir un ERP qui s’intègre bien à d’autres outils existants, comme GOOT pour la prise de commande. 

Ainsi, vous pouvez accéder à certaines fonctionnalités importantes à vos yeux sans exiger de développement supplémentaire de la part de votre ERP.

Conclusion

Trop de PDG commettent certaines de ces erreurs lors du choix de leur ERP. Le temps qu’ils pensaient gagner dans la phase amont est perdu lors de la mise en place. L’outil ne correspond pas aux attentes, les équipes freinent des quatre fers à l’idée de l’utiliser, l’ERP ne peut pas être mis à jour facilement…

Mais ça, c’était avant de lire cet article. Alors, à vous de jouer, les cartes sont entre vos mains !